DEFINITIES – TOEPASSINGSDOMEIN

2 PERFECTION: naamloze vennootschap naar Belgisch recht, gevestigd te 1402 Nivelles (Nijvel), chemin de la Vieille Cour, 84, geregistreerd in de Kruispuntbank van Ondernemingen met nummer 0436.610.064 (RPR Waals Brabant).

KLANT: onderneming die naar behoren is geregistreerd in de Kruispuntbank van Ondernemingen of een ander Handelsregister buiten België, die aan de bijzondere voorwaarden voldoet en deze algemene voorwaarden aanvaardt, en die de Offerte van 2 PERFECTION aanvaardt teneinde gebruik te maken van de Diensten van 2 PERFECTION in het kader van zijn professionele activiteiten.

ALGEMENE VOORWAARDEN: voorliggende algemene voorwaarden voor dienstverlening en verkoop door 2 PERFECTION.

BIJZONDERE VOORWAARDEN: de bepalingen die de Partijen overeenkomen na aanvaarding van de Offerte en waarmee wordt beoogd deze Offerte te preciseren en/of in voorkomend geval te wijzigen.

OVEREENKOMST: omvat de bepalingen van de Offerte, definitief aanvaard door de Klant, deze algemene voorwaarden evenals de bijzondere voorwaarden. OFFERTE: voorstel voor Dienstverlening, opgesteld door 2 PERFECTION op verzoek van de Klant, voor Diensten van 2 PERFECTION, in overeenstemming met de bepalingen van artikel 1, overeengekomen na en op basis van de Offerte.

EVENT MANAGER: persoon, door 2 PERFECTION aangesteld in de Overeenkomst voor diensten, die voor de Klant de enige gesprekspartner wordt voor alle communicatie en beheer van de diensten.

PARTIJEN: 2 PERFECTION en de Klant.

DIENSTEN: een geheel van prestaties, ontwikkeld door 2 PERFECTION om corporate events of acties met het oog op brand activation te creëren waardoor de Klant zijn activiteiten en/of zichtbaarheid kan ontwikkelen.

ALGEMENE BEPALINGEN

Zonder afbreuk te doen aan alle bijzondere voorwaarden die in een afzonderlijk schriftelijk akkoord worden overeengekomen, is elke Offerte, Overeenkomst en factuur tussen Partijen onderworpen aan de bepalingen van deze Algemene Voorwaarden.

De Klant werd vooraf geïnformeerd over deze Algemene Voorwaarden en aanvaardt ze door ondertekening van de Offerte. De algemene voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing op de Overeenkomst.

ARTIKEL 1 – OFFERTE

Behoudens andersluidende schriftelijke bepaling, zijn Offertes van 2 PERFECTION altijd te verstaan zonder verbintenis en slechts tijdelijk geldig.

De Klant dient de Offertes die 2 PERFECTION aanbiedt, uiterlijk binnen hun geldigheidsduur van 30 dagen te bespreken en te aanvaarden.

Elke Offerte dient verplicht te omvatten, naast de beschrijving van de basisprestaties van 2 PERFECTION en een raming van het initiële budget: de betalingsmodaliteiten, de voorlopige datum van het beoogde evenement, en – indien 2 PERFECTION dit noodzakelijk vindt – een voorafgaand grondig technisch plaatsbezoek met de Klant.

De tarieven die 2 PERFECTION hanteert, worden berekend op basis van een geheel van vooraf overeengekomen elementen: een dagforfait of een uurtarief, een specifieke retributie voor bepaalde prestaties en kosten, met name vervoer (per km), restauratie, huur van hardware, ter beschikking stellen van uniformen, enz.

ARTIKEL 2 – AANVAARDING VAN DE OFFERTE – OVEREENKOMST

2.1. De aanvaarding van de Offerte dient verplicht voor het verstrijken van de geldigheidstermijn schriftelijk, gedagtekend en voor akkoord ondertekend toe te komen bij 2 PERFECTION. De datum waarop de aanvaarde Offerte toekomt, is beslissend. Onder ‘schriftelijk’ wordt zowel een gewone als een aangetekende brief of een e-mail verstaan. De Partijen komen overeen dat deze definitie van ‘schriftelijk’ voldoet aan artikel 8.18 van Boek V van het Burgerlijk Wetboek.

Elke aldus door de Klant aanvaarde Offerte impliceert zijn kennis van de Algemene Voorwaarden en zijn instemming hiermee, zonder enig voorbehoud.

2.2. Na aanvaarding van de Offerte bespreken de Partijen de Bijzondere Voorwaarden van de Overeenkomst. Hierover wordt een schriftelijk akkoord opgesteld voordat het evenement dat voorwerp is van de Diensten, plaatsvindt.

2.3. In het algemeen, en behoudens andersluidend schriftelijk akkoord, hebben bij tegenstrijdigheden tussen de samenstellende documenten van de Overeenkomst de Bijzondere Voorwaarden voorrang op de bepalingen van de Offerte die op hun beurt voorrang hebben op de Algemene Voorwaarden.

Behoudens andersluidend schriftelijk akkoord engageert 2 PERFECTION zich tot een middelenverbintenis.

ARTIKEL 3 – PRIJZEN – BUDGET

3.1. Het geraamd budget, vermeld in de Offerte, is indicatief. Alleen de Bijzondere Voorwaarden bepalen de definitieve prijzen. De prijzen in de Offerte, of toegevoegd tijdens de uitvoering, zijn te verstaan exclusief de BTW (21%). Dit initiële budget van de Offerte dient niettemin als basis voor de berekening van de voorschotten, bedoeld in artikel 5 hieronder. De definitieve prijs wordt berekend op de dag na het evenement, met aftrek van de betaalde voorschotten van de reële kosten van de Dienstverlening.

3.2. Na aanvaarding van de Offerte zal 2 PERFECTION, in het geval van een onvoorziene/onverwachte prijsverhoging voor de totaliteit van het evenement of voor een component ervan door een leverancier, met een plafond van maximaal 15%, deze verhoging kunnen afwentelen op de Klant, die dit aanvaardt.

Indien de verhoging meer dan 15% bedraagt, zullen de Partijen opnieuw onderhandelen over de rubrieken die worden getroffen door deze verhoging.

ARTIKEL 4 – INDEX

Alle forfaitaire en uurtarieven die 2 PERFECTION hanteert, worden automatisch geïndexeerd, zonder voorafgaand akkoord en zonder kennisgeving, op de datum die de intersectorale akkoorden bepalen. De toegepaste index is deze van PC 200 – Aanvullend Nationaal Paritair Comité voor Bedienden. Deze clausule geldt ook voor eenmalige of definitieve wijzigingen van salarisschalen die voor het personeel van 2 PERFECTION kunnen worden opgelegd door de regels van PC 200.

ARTIKEL 5 – BETALING – OPSCHORTING

5.1. Behoudens andersluidend akkoord in de Bijzondere Voorwaarden zijn de diensten van 2 PERFECTION als volgt betaalbaar en gefactureerd:

–

Een voorschot van 40% van het initieel geraamde budget in de Offerte is verschuldigd op de dag van aanvaarding van de Offerte;

–

Een tweede voorschot van 40% van het ultiem onderhandelde budget in de Offerte is verschuldigd minstens 60 dagen voor de evenementdatum;

–

Het saldo, berekend op basis van het uiteindelijke budget, is verschuldigd de dag na het evenement.

5.2. Alle facturen zijn contant betaalbaar.

Elke door 2 PERFECTION opgestelde factuur geldt als definitief en zonder voorbehoud aanvaard als ze uiterlijk 8 dagen na de datum van uitgifte niet het voorwerp was van een gemotiveerde betwisting via aangetekende brief of e-mail.

5.3. Zonder afbreuk te doen aan de bepalingen van artikel 7, zal voor verschuldigde bedragen die uiterlijk op de corresponderende vervaldagen niet integraal betaald zijn, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, een intrest van 1% per maand verschuldigd zijn, en dit voor elke begonnen maand.

Verder is als boetebeding van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een forfaitaire en onherleidbare schadevergoeding van 10 % van de niet-betaalde bedragen verschuldigd, met een minimum van 200 euro.

5.4. Personeelsleden en medewerkers van 2 PERFECTION zijn niet bevoegd om betalingen of voorschotten in ontvangst te nemen of om kwitanties af te leveren. Elke betaling aan hen zal derhalve als onbestaand beoordeeld worden.

ARTIKEL 6 – ANNULERING DOOR DE KLANT

Elke klacht over de uitvoering van de prestaties moet via omstandig gedetailleerde e-mail uiterlijk 24 uur na de feiten rechtstreeks en uitsluitend door de Klant aan 2 PERFECTION gemeld worden.

Elke annulering van de Overeenkomst door de Klant moet met kennisgeving via e-mail tot 2 PERFECTION gericht worden. De datum van ontvangst van de e-mail geldt als bewijs.

Bij annulering van de Overeenkomst door de Klant is een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd:

–

Het betaalde voorschot van 40% bij melding van de annulering minstens 60 dagen voor het evenement;

–

De twee betaalde voorschotten van 40% bij melding van de annulering tussen 60 en 30 dagen voor de evenementdatum;

–

Het volledige bedrag bij melding van de annulering minder dan 30 dagen voor de evenementdatum.

ARTIKEL 7 – OPSCHORTING – ANNULERING DOOR 2 PERFECTION – ONVOORZIENBAARHEID

7.1. 2 PERFECTION kan bij niet-betaling de onderhandelingen over de Bijzondere Voorwaarden opschorten als de Klant dit niet uiterlijk 8 dagen na schriftelijke aanmaning integraal oplost.

7.2. Zonder afbreuk te doen aan artikel 7.1. behoudt 2 PERFECTION zich het recht voor om, als een factuur 30 dagen voor de evenementdatum onbetaald blijft, de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden als de Klant geen gevolg geeft aan minstens één voorafgaande ingebrekestelling. De bedragen die de Klant al betaald heeft, blijven door 2 PERFECTION verworven als schadevergoeding, en dit zonder afbreuk te doen aan zijn recht om integrale vergoeding van zijn schade te eisen.

7.3. 2 PERFECTION behoudt zich het recht voor om het evenement en/of de overeengekomen Diensten deels of volledig te annuleren bij overmacht, wat in deze algemene voorwaarden wordt gedefinieerd als uitzonderlijke omstandigheden buiten onze wil die de uitvoering van de Overeenkomst voor Diensten verhinderen: bijv. veiligheidsredenen, stakingen, lockdown, ongunstige weersomstandigheden, technische storingen, ongevallen, defecte apparatuur, …
Bij dergelijke annulering zal 2 PERFECTION trachten een passende alternatieve oplossing aan te bieden, tegen vergelijkbare voorwaarden en op een tussen Partijen overeen te komen datum. Als de Klant deze alternatieve oplossing verwerpt, of bij annulering zoals bedoeld in artikel 7.2., wordt 2 PERFECTION vrijgesteld van zijn engagementen tegenover de Klant, zonder schadevergoeding voor de Klant, terwijl reeds betaalde bedragen verworven blijven voor 2 PERFECTION, als schadevergoeding.
7.4. De Partijen verbinden zich tot heronderhandeling van de Bijzondere Voorwaarden indien één of meer andere omstandigheden dan de prijsverhoging met meer dan 15%, bedoeld in artikel 3, de uitvoering van alle of een deel van de verplichtingen veel duurder zou maken dan in de Overeenkomst voorzien.

ARTIKEL 8 – VERZEKERING – AANSPRAKELIJKHEID

2 PERFECTION is verantwoordelijk voor de coördinatie en de planning van het evenement of de actie en voor het personeel dat hiertoe aanwezig is en door 2 PERFECTION geselecteerd werd. 2 PERFECTION verzekert enkel zijn eigen aanwezige personeel door een BA-verzekering af te sluiten.
Elke leverancier of onderaannemer sluit een BA-verzekering af voor alle schade aan derden of aan zijn medewerkers/personeel.
2 PERFECTION, zijn medewerkers en onderaannemers kunnen op geen enkele manier aansprakelijk worden gesteld in volgende situaties:
–
Diefstal, verlies of beschadiging van goederen van deelnemers; deze blijven verantwoordelijk voor hun eigen goederen;
–
Fysieke of materiële schade door derden veroorzaakt aan deelnemers;
–
Niet-naleving van veiligheidsrichtlijnen en instructies die 2 PERFECTION of zijn onderaannemers opleggen;
–
Ongeval of schade in verband met gemotoriseerde voertuigen of met activiteiten op het water.
Deelnemers en medewerkers die door de Klant worden gebrieft of ingezet, ressorteren onder de verantwoordelijkheid van de Klant die zich ertoe verbindt voor hen een BA-verzekering af te sluiten.
Als de Klant materiaal aan 2 PERFECTION toevertrouwt, gebeurt dit uitsluitend voor rekening, risico en gevaar van de Klant. 2 PERFECTION is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van dit materiaal, goederen of personen door bezit of gebruik hiervan door het bedrijf of zijn aangestelden.
Indien de Klant niet zou voldoen aan zijn contractuele verplichtingen of insolvabel blijkt te zijn, behoudt 2 PERFECTION zich het recht voor om dit materiaal in beslag te nemen met het oog op compensatie voor de niet-betaling van de verschuldigde uitvoeringsbedragen.

ARTIKEL 9 – RELATIE MET HET PERSONEEL & DE LEVERANCIERS

Behoudens uitdrukkelijk schriftelijk verzoek van de Klant, selecteert alleen 2 PERFECTION het personeel dat de Diensten zal uitvoeren, uitsluitend volgens de instructies van 2 PERFECTION. De Klant onthoudt zich van het geven van instructies. Het personeel is onderworpen aan de bijzondere veiligheidsregels die gelden op de plaats waar de gevraagde prestaties worden uitgevoerd.
De Klant staat 2 PERFECTION ook toe om, bij tekortkomingen van een van zijn medewerkers en/of onderaannemers voor het evenement, zélf, zonder voorafgaande verplichte toestemming van de Klant, een dringende alternatieve oplossing te vinden om het beoogde doel zo goed mogelijk na te streven. Een tekortkoming zou bijvoorbeeld het faillissement van een onderaannemer kunnen zijn.
Dit alles gebeurt zonder schadevergoeding voor de Klant.

ARTIKEL 10 – FOTO’S & VIDEO’S

De Klant geeft 2 PERFECTION toestemming om beeldmateriaal (foto’s en video’s) te maken en te gebruiken (reproductie en exploitatie) om promotie te voeren voor 2 PERFECTION, meer bepaald via elektronische platformen en sociale netwerken.
Deze toestemming omvat de mogelijkheid voor 2 PERFECTION om dit beeldmateriaal naar eigen goeddunken te wijzigen, aan te passen of weglatingen erin aan te brengen.
Behoudens andersluidende bepalingen van de Klant, opgenomen in de Overeenkomst, kan 2 PERFECTION het beeldmateriaal meer bepaald gebruiken, publiceren, reproduceren, aanpassen of wijzigen, afzonderlijk of in combinatie met andere materialen, met alle middelen, methodes of technieken die vandaag of in de toekomst beschikbaar zijn, op alle materiële en immateriële supports, in alle gekende of nog niet gekende formaten en met alle middelen die inherent zijn aan deze communicatiewijze, internet (ook intranet, extranet, blogs, sociale media), alle mogelijke ontvangstvectoren (smartphone, tablet, …), persmedia (reclamespots voor tv en bioscoop), interne communicatiedragers, promotiesupports (PoS-reclame, PoS-informatie, postercampagnes op elke locatie, in alle afmetingen en op alle dragers (stad, luchthaven, station, openbaar vervoer, …), gadgets voor verkoop (merchandising, briefkaarten, T-shirts, …) en recht op integratie in een ander werk of multimediaproduct.

ARTIKEL 11 – DIVERSE BEPALINGEN

11.1. De Overeenkomst omvat het integrale akkoord tussen de Partijen omtrent het voorwerp ervan.
De Overeenkomst vervangt en annuleert elk eerder mondeling of schriftelijk akkoord met hetzelfde voorwerp en schakelt de eventuele algemene voorwaarden van de Klant uit; deze stemt er derhalve mee in zich er niet op te beroepen, zelfs niet als ze aan 2 PERFECTION werden meegedeeld.
11.2. Indien een of meer clausules uit de Overeenkomst nietig of niet-toepasselijk worden verklaard, heeft dit geen invloed op de geldigheid of toepasselijkheid van de andere clausules van deze Overeenkomst.
De Partijen verbinden zich ertoe om in dergelijk geval meteen te onderhandelen over een nieuwe clausule die de initieel door Partijen nagestreefde doeleinden (met name economische effecten) zo goed mogelijk zal vervangen.
11.3. Het feit dat 2 PERFECTION op zeker moment nalaat om strikte toepassing te eisen van de bepalingen die de contractuele relaties met de Klant regelen, mag niet worden begrepen als een verzaking aan de rechten waarover 2 PERFECTION beschikt, en zal deze laatste niet beletten alsnog de strenge naleving te eisen.
11.4. De Klant verbindt zich ertoe om uiterlijk 5 werkdagen na de beëindiging van de Overeenkomst, om welk motief ook, aan 2 PERFECTION alle elementen, dragers, documenten, accessoires terug te geven die de Klant tijdelijk ter beschikking zou hebben gekregen in het kader van de Overeenkomst.
11.5. Voorafgaand aan het onderhandelen van de Bijzondere Voorwaarden is de Klant geheimhouding verplicht over de informatie en ideeën van 2 PERFECTION in zijn Offerte; als de Klant dit nalaat, heeft 2 PERFECTION het recht een forfaitaire schadevergoeding te eisen van 15% van het initiële offertebedrag.
11.6. De Klant mag de Overeenkomst en de rechten en verplichtingen ervan niet geheel noch gedeeltelijk overdragen zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van 2 PERFECTION. 2 PERFECTION kan, middels een eenvoudige informatieve kennisgeving aan de Klant, de Overeenkomst, haar rechten en plichten in haar geheel of gedeeltelijk overdragen.
11.7. 2 PERFECTION kan het op gezette tijdstippen nodig vinden sommige bepalingen van deze algemene voorwaarden te wijzigen. Deze wijzigingen worden het voorwerp van een mededeling aan de Klant die, behoudens schriftelijke reactie uiterlijk 10 dagen vanaf deze kennisgeving, wordt geacht ermee in te stemmen.
11.8. Communicatie in het kader van deze Overeenkomst is slechts geldig in het kader van deze Overeenkomst als ze verloopt tussen de Event Manager van 2 PERFECTION en de persoon die de Klant hiertoe de bevoegdheid heeft gegeven.

ARTIKEL 12 – VERTROUWELIJKHEID

12.1. Onder voorbehoud van wettelijke uitzonderingen verbinden de Partijen zich ertoe om zowel tijdens als na beëindiging van de Overeenkomst, om welk motief ook, alle informatie, van welke aard ook, die betrekking heeft op hun respectieve activiteiten en waarvan zij kennis hebben gekregen door het sluiten of tijdens het uitvoeren van de Overeenkomst (zoals, maar niet beperkt tot technische, commerciële, financiële of andere informatie) strikt vertrouwelijk te houden. De Partijen nemen hiertoe alle vereiste maatregelen om het vertrouwelijke karakter van die informatie te vrijwaren.
12.2. Beide Partijen zullen hun verplichtingen nakomen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake bescherming van persoonsgegevens.
2 PERFECTION bevestigt, en de Klant erkent en garandeert dat zijn klanten en/of personeel ermee instemmen om deze persoonsgegevens te verwerken voor klantenbeheer, facturering en uitvoering van elke andere contractuele verplichting van 2 PERFECTION in het kader van de Overeenkomst voor dienstverlening en/of deze algemene voorwaarden. De persoonsgegevens die de Klant aanlevert, mogen door 2 PERFECTION ook verwerkt worden voor informatie- of promotiecampagnes. De Klant kan op elk moment en zonder kosten vragen om inzage te krijgen in zijn gegevens of deze recht te zetten. Indien de Klant geen commerciële informatie wenst te ontvangen, of indien hij een einde wenst te maken aan de verwerking van zijn persoonsgegevens voor informatie- of promotiecampagnes of andere direct-marketingdoeleinden, dient hij dit te melden aan 2 PERFECTION.

ARTIKEL 13 – AVG (GDPR)

2 PERFECTION beperkt de toegang tot de persoonsgegevens van de deelnemers louter tot het personeel dat strikt vereist is voor de uitvoering, het beheer en de opvolging van de Overeenkomst. De persoonsgegevens worden geenszins gebruikt voor interne of externe marketing of voor profiling. Deze gegevens mogen enkel worden overgedragen aan de betrokken partijen en hun personeel van de Overeenkomst.
Elke deelnemer behoudt het recht inzage te vragen in zijn persoonsgegevens en deze te corrigeren. 2 PERFECTION verbindt zich overigens ertoe gepaste technische en organisatorische maatregelen te nemen gezien de inherente risico’s van de verwerking en de aard van de betrokken persoonsgegevens. 2 PERFECTION verbindt zich met name ertoe te verhinderen dat opslagsupports zonder toestemming gelezen, gekopieerd, gewijzigd of verplaatst kunnen worden, en een spoor van de meegedeelde persoonsgegevens te bewaren, vanaf dat ze worden gecommuniceerd en tot hun bestemmeling.

ARTIKEL 14 – TOEPASSELIJK RECHT – BEMIDDELING – JURISDICTIE

De Overeenkomst en haar gevolgen behoren uitsluitend tot het Belgisch recht.
Alle geschillen aangaande het bestaan, de geldigheid, de uitvoering, de verbreking of de interpretatie van de Overeenkomst, met inbegrip van geschillen aangaande niet-contractuele verplichtingen, worden zo nodig voorgelegd aan de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de hoofdzetel van 2 PERFECTION. De rechtsgang wordt gevoerd in het Frans.
De Klant en 2 PERFECTION komen echter overeen om elk aldus gedefinieerd geschil eerst voor te leggen aan een erkende bemiddelaar die in onderling overleg of door de meest gerede partij wordt gekozen, en om mee te werken aan een bemiddelingssessie.