DÉFINITIONS – CHAMP D’APPLICATION

2 PERFECTION : est une société anonyme de droit belge dont le siège social est établi à 1402 Nivelles, chemin de la Vieille Cour, 84, et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0436.610.064 (RPM Brabant Wallon).

CLIENT : est l’entreprise dûment enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises ou autre Registre de Commerce hors Belgique qui, ayant complété les conditions particulières et accepté les présentes conditions générales, accepte l’Offre de 2 PERFECTION en vue de bénéficier des Services de 2 PERFECTION dans le cadre de ses activités professionnelles.

CONDITIONS GENERALES : les présentes conditions générales de services et de vente de 2 PERFECTION.

CONDITIONS PARTICULIERES : les stipulations qui sont convenues entre Parties après l’acceptation de l’Offre et qui visent à la préciser et, le cas échéant, à la modifier.

CONVENTION : comprend les dispositions de l’Offre définitivement acceptée par le Client, les présentes conditions générales, et les conditions particulières L’Offre : est une offre de Services établie par 2 PERFECTION à la demande du Client pour les Services de 2PEFECTION, conformément à ce qui est stipulé à l’article 1er.
Convenue postérieurement à et sur base de l’Offre.

EVENT MANAGER : personne désignée par 2 PERFECTION dans la Convention de services et qui sera le seul interlocuteur du Client pour toutes communications et gestion des services.

PARTIES : 2 PERFECTION et le CLIENT.

SERVICES : sont un ensemble de prestations développées par 2 PERFECTION pour créer des événements Corporate ou d’actions de Brand Activation permettant au Client de développer ses activités et/ou sa visibilité.

DISPOSITIONS GENERALES

Sans préjudice de toutes conditions particulières convenues dans un accord écrit séparé, chaque Offre, Convention et facture entre Parties seront soumis aux dispositions des présentes Conditions générales.
Le Client a été préalablement informé des présente Conditions Générales et les accepte par la signature de l’Offre. Les conditions générales du Client ne sont pas applicables à la Convention.

ARTICLE 1 – OFFRE

Sauf stipulation contraire et écrite, les Offres émises par 2 PERFECTION s’entendent toujours sans engagement et comportent un délai de validité.
Les Offres émises par 2 PERFECTION doivent être discutées et acceptées par le Client endéans leur délai de validité de 30 jours.
Toute Offre doit obligatoirement comprendre, outre la description des prestations de base de 2 PERFECTION et un budget initial estimatif, les modalités de paiement, la date provisoire de l’événement envisagé, et si 2PERFECTION l’estime nécessaire la réalisation préalable d’une visite technique approfondie avec le Client.
Les prix pratiqués par 2 PERFECTION sont calculés sur la base d’un ensemble d’éléments préalablement convenus, et notamment un forfait journalier ou un tarif horaire, une rétribution spécifique à certaines prestations et frais, notamment de déplacement (au km), de restauration, de location de matériel, de mise à disposition d’uniformes, etc.

ARTICLE 2 – ACCEPTATION DE L’OFFRE – CONVENTION

2.1. L’acceptation de l’Offre doit impérativement parvenir à 2 PERFECTION endéans son délai de validité par écrit, signée et datée pour accord, la date de réception de l’Offre acceptée faisant foi. L’exigence d’un écrit comprend à la fois la notion de courrier ordinaire et/ou recommandé ainsi que l’email. Les Parties conviennent que cette notion d’écrit respecte le prescrit des articles 8.18 du livre 5 du Code civil.
Toute Offre ainsi acceptée par Ie Client implique sa connaissance des Conditions Générales et son adhésion sans réserve à celles-ci.
2.2. Après acceptation de l’Offre, les Parties négocient les Conditions Particulières de la Convention qui devront faire l’objet d’un accord écrit préalable à l’événement qui est l’objet des Services.
2.3. D’une manière générale et sauf accord contraire écrit, en cas de contradictions entre les documents constitutifs de la Convention les Conditions Particulières priment les stipulations de l’Offre qui priment les Conditions Générales.
Sauf accord écrit contraire, les obligations de 2 PERFECTION sont des obligations de moyen.

ARTICLE 3 – PRIX – BUDGET

3.1. Le budget estimatif mentionné dans l’Offre est donné à titre indicatif et seules les Conditions Particulières détermineront les prix définitifs.
Les prix compris dans l’Offre, ou ajoutés en cours d’exécution, s’entendent hors T.V.A. (21%).
Ce budget initial de l’Offre sert néanmoins de base au calcul des acomptes visés à l’article 5 ci-dessous. Le budget final est établi le lendemain de l’événement en décomptant du coût réel des Services les acomptes payés.
3.2. Après l’acceptation de l’Offre, en cas d’augmentation de prix imprévue/inattendue de l’ensemble de l’événement ou d’une de ses composantes par un fournisseur et avec un plafond maximum de 15%, 2 PERFECTION pourra répercuter cette augmentation au Client qui accepte une telle augmentation.
Si l’augmentation est supérieure à 15%, les Parties s’engagent à renégocier les postes visés par cette augmentation.

ARTICLE 4 – INDEX

Tous les tarifs horaires et forfaitaires pratiqués par 2 PERFECTION seront indexés automatiquement, sans accord préalable et sans notification requise, à la date prévue par les conventions intersectorielles.
L’index appliqué sera celui de la commission paritaire 200 – Commission paritaire auxiliaire pour employés.
La présente clause est également applicable à toute modification salariale barémique, ponctuelle ou définitive, susceptible d’être opposée au personnel de 2 PERFECTION, en vertu des règles propres à la commission paritaire 200.

ARTICLE 5 – PAIEMENT – SUSPENSION

5.1 Sauf accord contraire dans les Conditions Particulières, les services de 2PERFECTION seront payables et facturés comme suit :

• Un acompte de 40% du budget initial estimatif contenu dans l’Offre est dû le jour de l’acceptation de l’Offre ;
• Un deuxième acompte de 40% du dernier budget négocié contenu dans l’Offre est dû à 60 jours minimum de la date de l’événement ;
• Le solde est calculé sur base du budget final et est dû le lendemain de la date de l’événement.

5.2. Toutes les factures sont payables au comptant.
Toute facture établie par 2 PERFECTION est définitivement acceptée sans réserve si elle n’a pas fait l’objet d’une contestation motivée par lettre recommandée ou email adressé dans les 8 jours de sa date d’établissement.
5.3. Sans préjudice des dispositions de l’article 7, à défaut de paiement intégral aux échéances y reprises, les sommes dues portent de plein droit et sans mise en demeure, un intérêt au taux de 1 % par mois, tout mois entamé étant dû.
En outre, une indemnité forfaitaire et irréductible de 10 % des montants non payés de la facture avec un minimum de 200 €, sera due de plein droit et sans mise en demeure préalable à titre de clause pénale.
5.4. Au surplus, le personnel et les collaborateurs de 2 PERFECTION ne sont pas habilités à recevoir des paiements ou acomptes, ni à délivrer quittances. En conséquence, tout paiement à leur attention sera nul et non avenu.

ARTICLE 6 – ANNULATION PAR LE CLIENT

Tout grief du Client concernant l’exécution des prestations doit être adressé par email de manière circonstanciée, au plus tard 24h après la survenance des faits, directement et exclusivement par Ie Client à 2 PERFECTION.
Toute annulation par le Client de la Convention doit être notifiée à 2 PERFECTION par email, la date de réception faisant foi.
En cas d’annulation de la Convention par le Client, il sera dû une indemnité forfaitaire équivalente à :

• L’acompte de 40% payé si l’annulation est notifiée au minimum 60 jours la date de l’événement ;
• Les deux acomptes de 40% payés si l’annulation est notifiée entre le 60ème jour et le 30ème jour précédent la date de l’événement ;
• La totalité du prix si l’annulation est notifiée endéans les 30 jours précédents la date de l’événement.

ARTICLE 7 – SUSPENSION – ANNULATION PAR 2 PERFECTION – IMPREVISION

7.1. 2 PERFECTION pourra suspendre les négociations des CONDITIONS PARTICULIERES en cas de non-paiement si le CLIENT n’y remédie pas intégralement endéans les 8 jours d’un rappel écrit.
7.2. Sans préjudice de l’article 7.1., dans l’éventualité où une facture reste impayée 30 jours avant la date de l’événement, 2 PERFECTION se réserve le droit de résoudre avec effet immédiat la Convention, si le Client n’a pas donné suite à au moins une mise en demeure préalable, les sommes payées par le Client restant acquises à 2 PERFECTION au titre d’indemnité, le tout sans préjudice de son droit à réclamer la réparation intégrale de son dommage.
7.3. 2 PERFECTION se réserve le droit d’annuler tout ou partie de l’événement/des Services convenus eu égard à un cas de force majeure qui est définie dans les présentes conditions générales comme une circonstance exceptionnelle, indépendante de sa volonté qui rend l’exécution de la Convention de services impossible, et notamment mais sans s’y limiter des raisons de sécurité, les cas de grèves, lock down, de conditions atmosphériques défavorables, les défaillances techniques, les accidents, les bris de matériel, etc..
Dans un tel cas d’annulation, 2 PERFECTION tentera de proposer une solution de rechange appropriée, à des conditions similaires et à une date à convenir entre Parties. Si le client rejette cette solution de rechange ou en cas d’annulation visée à l’article 7.2., 2 PERFECTION sera libérée de tous ses engagements vis-à-vis du Client, sans indemnité pour le Client et les paiements restant acquis à 2 PERFECTION au titre d’indemnité.
7.4. Dans le cas où une ou plusieurs circonstances, autre qu’une augmentation de prix supérieur à 15% visée à l’article 3, rendraient l’exécution de toute ou partie des obligations beaucoup plus onéreuse que prévue dans la Convention, les Parties s’engagent à renégocier les Conditions Particulières.

ARTICLE 8 – ASSURANCE – RESPONSABILITE

2 PERFECTION est responsable de la coordination et de la planification de l’événement/de l’action et du personnel présent à cet effet qui aura été choisi par 2 PERFECTION. 2 PERFECTION assure uniquement son propre personnel présent en souscrivant une assurance responsabilité civile.
Chaque fournisseur ou sous-traitant souscrit une assurance responsabilité civile pour tout dommage aux tiers ou à ses collaborateurs/employés.
2 PERFECTION, ses collaborateurs et sous-traitants ne peuvent en aucune manière être tenus responsables des situations suivantes :

• Le vol, la perte ou l’endommagement des biens des participants qui restent responsables de leurs biens propres ;
• Les dommages physiques ou matériels causés à des participants par des tiers ;
• Le non-respect des directives de sécurité et des instructions communiquées par 2PERFECTION ou ses sous-traitants ;
• L’accident ou les dommages en lien avec des véhicules motorisés ou à l’occasion d’activités sur l’eau.

Les Participants et les collaborateurs qui seraient renseignés ou imposés par le Client sont sous la responsabilité de ce dernier qui s’engage à les couvrir par une assurance en responsabilité civile.
Tout matériel confié à 2 PERFECTION par le Client l’est aux frais, risques et périls exclusifs de ce dernier. 2 PERFECTION n’assume aucune responsabilité quelconque en cas de perte, vol ou dommages pouvant survenir à ce matériel, aux biens ou aux personnes en raison de la détention ou de l’usage de ce matériel par la société ou par ses préposés.
Toutefois, dans l’éventualité où le Client manquerait à ses obligations contractuelles ou serait en état d’insolvabilité, 2 PERFECTION se réserve le droit de faire procéder à la réalisation de ce matériel en vue de compenser le prix de réalisation avec les sommes qui lui seraient dues.

ARTICLE 9 – RELATION AVEC LE PERSONNEL & FOURNISSEURS

Sauf demande expresse et écrite du Client, 2 PERFECTION choisit seule Ie personnel qui assurera l’exécution des Services et ce personnel travaillera selon les consignes exclusives de 2PERFECTION, le Client s’interdisant de donner toute instruction. Le personnel sera soumis aux règles particulières de sécurité applicables sur Ie lieu d’exécution des prestations commandées.
De même, dans l’éventualité d’une défaillance d’un de ses collaborateurs et/ou sous-traitants qui interviendrait avant l’évènement, 2 PERFECTION est autorisée par le Client à agir seule, sans consentement préalable obligatoire de la part de ce dernier, dans l’urgence afin de trouver une solution de rechange emportant autant que faire se peut, les mêmes effets. Une telle défaillance pourrait, à titre d’exemple, être la faillite d’un sous-traitant.
Le tout sans indemnité pour le Client.

ARTICLE 10 – PHOTOS & VIDEOS

Le Client accorde à 2 PERFECTION l’autorisation d’effectuer des prises de vue fixes et animées (photos et vidéos) et d’utiliser (reproduire et exploiter) ces images à des fins promotionnelles en faveur de 2 PERFECTION, notamment par le biais de plateformes électroniques et de réseaux sociaux.
Cette autorisation emporte la possibilité pour 2 PERFECTION d’apporter à la fixation initiale de l’image toutes modifications, adaptations ou suppressions qu’il jugera utile.
Sauf contrordre par le Client dans la Convention, 2 PERFECTION pourra notamment l’utiliser, la publier, la reproduire, l’adapter ou la modifier, seule ou en combinaison avec d’autres matériels, par tous Ies moyens, méthodes ou techniques actuellement connues ou à venir, sur tous Ies supports matériels et immatériels, en tous formats connus ou inconnus à ce jour et par tous moyens inhérents à ce mode de communication, internet (incluant Intranet, Extranet, Blogs, réseaux sociaux), tous vecteurs de réception confondus (smartphones, tablettes, etc.), médias presse (spots publicitaires télévisuels, spots publicitaires cinématographiques), supports de communication interne, supports promotionnels (Publicité sur le lieu de vente, Informations sur le lieu de vente, campagnes d’affichage en tous lieux, toutes dimensions et sur tous supports (urbain, aéroports, gares, transports en commun, etc.), supports destinés à la vente (produits de merchandising : cartes postales, posters, tee-shirt, etc.) et droit d’intégration dans une autre oeuvre / oeuvre multimédia.

ARTICLE 11 – DISPOSITIONS DIVERSES

11.1. La Convention représente l’intégralité de l’accord conclu entre les Parties à propos de l’objet auquel elles se rapportent.
La Convention remplace et annule tout accord, oral ou écrit ayant le même objet et écarte les éventuelles conditions générales du client, celui-ci acceptant par conséquent de ne pas s’en prévaloir, fussent-elles communiquées à 2 PERFECTION.
11.2. Si une ou plusieurs clauses de la Convention venaient à être déclarées nulles ou inapplicables, la nullité ou l’inapplicabilité ne peut affecter la validité ou l’applicabilité des autres clauses ou de la Convention.
Dans ce cas, les Parties s’engagent à négocier immédiatement une nouvelle clause permettant, autant que faire se peut, d’aboutir aux effets, notamment économiques, recherchés initialement par les Parties.
11.3. Le fait que 2 PERFECTION omette, à un moment donné, d’exiger la stricte application des dispositions régissant les relations contractuelles entretenues avec le Client, ne peut être considéré comme une renonciation aux droits dont elle dispose et n’empêchera pas 2 PERFECTION d’en exiger la stricte observation.
11.4. Le Client s’engage, dans les 5 jours ouvrables à compter de la fin de la Convention, quel qu’en soit le motif, à restituer à 2 PERFECTION tous les éléments, supports, documents, accessoires qui lui auraient été remis à titre précaire par 2 PERFECTION dans le cadre de l’exécution de la Convention.
11.5. Avant la négociation des Conditions Particulières, le Client conservera confidentielles les informations et idées communiquées par 2 PERFECTION dans son Offre; à défaut, 2 PERFECTION sera en droit de réclamer une indemnité forfaitaire équivalente à 15% du budget initial contenu dans l’Offre.
11.6. Le Client ne peut, sans l’accord préalable et écrit de 2 PERFECTION, transférer, en tout ou en partie, la Convention, ses droits ou obligations. 2 PERFECTION peut, moyennant une simple notification informative à l’attention du client transférer tout ou partie de la Convention, ses droits ou obligations.
11.7. 2 PERFECTION peut être ponctuellement amenée à modifier certaines des dispositions des présentes conditions générales. Ces modifications feront l’objet d’une communication à l’attention du client qui sera, à défaut de réaction écrite dans les 10 jours à compter de cette notification, présumé les avoir acceptées.
11.8. Pour être valable dans le cadre de la Convention, toute communication dans le cadre de la Convention devra intervenir entre l’Event Manager de 2PERFECTION et la personne désignée à cet effet par le Client.

ARTICLE 12 – CONFIDENTIALITE

12.1. Sous réserve des exceptions légales, les Parties s’engagent, tant pendant qu’après la fin de la Convention quel qu’en soit le motif, à garder strictement confidentielles toutes les informations, de quelque nature qu’elles soient, concernant leurs activités respectives dont elles auraient eu connaissance à l’occasion de la conclusion de la Convention ou de son exécution, notamment, mais non limitativement, les informations techniques, commerciales, financières et autres. A cet effet, les Parties prendront toutes les dispositions requises afin de conserver auxdites informations leur caractère confidentiel.
12.2. Conformément aux lois applicables en matière de protection des données à caractère personnel, les Parties se conforment à leurs obligations.
2 PERFECTION confirme et le Client reconnait et garanti que ses clients et/ou son personnel donnent leur consentement pour que ces données à caractère personnel puissent être traitées pour la gestion des clients, la facturation et l’exécution de toute autre obligation contractuelle de 2 PERFECTION dans le cadre de la Convention de services et/ou des présentes conditions générales. Les données à caractère personnel fournies par le Client peuvent également être traitées par 2 PERFECTION pour des campagnes d’information ou de promotion. Le Client peut à tout moment demander, sans frais, à obtenir l’accès à ses données ou la rectification de ses données. Si le Client ne souhaite pas recevoir d‘informations commerciales ou s’il veut mettre fin au traitement de ses données à caractère personnel pour des campagnes d’information ou de promotion ou à d’autres fins de marketing direct, il doit en informer 2 PERFECTION.

ARTICLE 13 : RGPD

2 PERFECTION limitera l’accès aux données personnelles des participants uniquement au personnel strictement nécessaire à l’exécution, à la gestion et au suivi de la Convention. Elle ne les utilisera en aucune manière à des fins de marketing interne ou externe ou de profilage. Ces données ne pourront être transférées qu’aux parties intervenantes, et à leur personnel, à la Convention.
Chaque participant conserve son droit à demander d’accéder et à rectifier ses données personnelles. 2 PERFECTION s’engage par ailleurs à adopter des mesures de sécurité d’ordre technique et organisationnel appropriées eu égard aux risques inhérents au traitement et à la nature des données à caractère personnel concernées. Il s’engage ainsi, notamment à empêcher que les supports de stockage puissent être lus, copiés, modifiés ou déplacés sans autorisation et à garder une trace des données à caractère personnel qui ont été communiquées, à partir du moment où elles ont été communiquées, et de leur destinataire.

ARTICLE 14 – DROIT APPLICABLE, MÉDIATION & JURIDICTIONS COMPÉTENTES

La Convention, ses suites et conséquences, sont exclusivement régies par le droit belge.
Tous les litiges relatifs à l’existence, la validité, l’exécution, la rupture ou l’interprétation de la Convention, y compris les litiges relatifs à des obligations non contractuelles seront soumis à la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement judiciaire du siège social de 2 PERFECTION, et seront diligentés en français. Néanmoins, le Client et 2 PERFECTION conviennent de soumettre préalablement tout litige ainsi défini à un Médiateur agréé choisi de commun accord ou par la partie la plus diligente, et de participer à une séance de médiation.